El análisis de impacto al negocio, BIA – Bussiness Impact Analysis – por sus siglas en inglés, es una herramienta esencial en la gestión de riesgos empresariales, que permite a las organizaciones anticiparse a las consecuencias de posibles interrupciones y planificar su respuesta. Este proceso meticuloso comienza con la identificación de riesgos, que pueden ser tan variados como desastres naturales o fallos tecnológicos, y se extiende hasta la evaluación detallada del impacto que estos podrían tener en los procesos vitales de la empresa.
El BIA no solo considera los costos directos de una interrupción, sino también cómo afectaría a la reputación y la operatividad a largo plazo de la organización. Este documento debe contener la información básica de los procesos críticos, recursos requeridos y los tiempos tolerables de recuperación en que la organización debe lograr restablecer el funcionamiento de los servicios que ofrece y garantizar la continuidad sus operaciones.
En este artículo presentaremos, nuestra visión, de qué es el análisis de impacto al negocio y también se explorarán algunos pasos clave para llevarlo a cabo.
Identificación de riesgos
El primer paso en un BIA es identificar los riesgos potenciales que podrían interrumpir las operaciones comerciales. Estos riesgos pueden incluir:
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Desastres naturales: terremotos, inundaciones, huracanes, etc.
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Fallos de infraestructura: cortes de energía, fallas en la red, etc.
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Amenazas cibernéticas: ataques de malware, ransomware, denegación de servicio, etc.
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Errores humanos: errores operativos, accidentes, etc.
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Interrupciones de la cadena de suministro: retrasos en el envío, escasez de materiales, etc.
Evaluación del impacto
Una vez que se han identificado los riesgos, debemos comprender el impacto de las interrupciones en las funciones comerciales críticas. Su objetivo es identificar y priorizar estas funciones, asegurando que los recursos humanos y tecnológicos se asignen de manera efectiva durante los esfuerzos de recuperación.
Metodología de la evaluación del impacto
La metodología de la evaluación del impacto, consiste en definir una serie de pasos con el objetivo de facilitar al equipo que realizará el ejercicio identificar y documentar las interrupciones y procesos críticos para la organización y que afectan directamente el negocio. A continuación les compartos una lista con los que a mi consideración no deben faltar en este ejercicio:
1. Establecer un equipo de BIA
- Reúna a un equipo de los colaboradores de las diferentes áreas de la organización con un conocimiento profundo de sus operaciones, como logística, ventas, riesgo, seguridad, operaciones, finanzas, tecnología, recursos humanos y otros dependiendo de la organización.
- Designe un líder del equipo que sea responsable de la organización y dirección general del BIA.
2. Definir el alcance del BIA
- Determine qué actividades, funciones y procesos de negocio se incluirán en el análisis.
- Considere la criticidad de cada actividad o proceso para el éxito general de la organización.
- Identificación de los procesos críticos que podrían verse afectados
3. Recopilar información
- Reúna información sobre las actividades y procesos de negocio, como diagramas de flujo de trabajo, manuales de procedimientos y listas de dependencias.
- Entreviste a los colaboradores clave para comprender su rol en cada actividad o proceso.
4. Identificar amenazas y eventos de desastre
- Considere los diferentes tipos de amenazas que podrían afectar la organización, como desastres naturales, fallas de energía, ciberataques y errores humanos.
- Evalúe la probabilidad y el impacto potencial de cada amenaza.
5. Evaluar el impacto en el negocio
- Para cada amenaza o evento disruptivo, determine el impacto potencial en las actividades y procesos de negocio críticos.
- Considere factores como la pérdida de ingresos, interrupción del servicio, daño a la reputación y costos de recuperación.
- Medir el impacto utilizando un esquema de valoración, con los siguientes niveles: A, B y C.
Nivel A: La operación es crítica para el negocio. Esto significa que al no contar con ésta, la función del negocio no puede realizarse.
Nivel B: La operación es una parte integral delnegocio, sin ésta no podría operar normalmente, pero la función no es crítica.
Nivel C: La operación no es una parte integral del negocio.
6. Establecer los tiempos de recuperación
- Identificar el tiempo máximo de inactividad que puede tolerar una organización antes de colapsar, esto nos ayudará a priorizar las recuperacione de los servicios.
- Determinar el tiempo máximo aceptable que la organización puede estar sin una actividad o proceso de negocio crítico. Este es conocido por sus siglas en inglés como RTO – Recovery Time Objetive .
- Determine la cantidad máxima de datos que la organización puede permitirse perder en caso de una interrupción. Este es conocido por sus siglas en inglés como RPO – Recovery Point Objectie .
7. Desarrollar estrategia de recuperación
- Para cada actividad o proceso de negocio crítico, identifique estrategias para restaurar las operaciones a un nivel aceptable.
- Las estrategias de recuperación pueden incluir: soluciones alternativas, procedimientos de emergencia, procedimientos de respaldo y restauración de datos.
8. Documentar el análisis
- Cree un documento completo que resuma los hallazgos del ejercicio, incluyendo las amenazas identificadas, el impacto potencial, los RTO, los RPO y las estrategias de recuperación.
- Recuerde que las empresas son cambiantes por tanto este documento debe ser revisado y actualizado periódicamente.
¿Cómo inicio este proceso?
Con base en la evaluación del impacto, es necesario priorizar los procesos críticos que deben recuperarse primero en caso de una interrupción. Esto generalmente se hace utilizando una matriz de BIA que construye en base a la metodología que presentamos en la sección anterior y pasaremos a mostrar a continuación
Ejemplos de procesos en las organizaciones
Algunos ejemplos de procesos que podemos encontrar en diferentes tipo de organizaciones que pueden necesitar una recuperación en caso de una interrupción incluyen:
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Procesamiento de transacciones financieras
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Atención al cliente
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Operaciones de la cadena de suministro
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Aplicaciones y Sitios de comercio electrónico
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Infraestructura de TI
El siguiente cuadro muestra un ejemplo de como podría usted armar su propia matriz en base a la metodología presentada en este artículo
Reflexión
La implementación de un planes de recuperación efectivo, derivado de un BIA bien ejecutada, es crucial para la resiliencia empresarial. Es muy importante entender que tanto el BIA como los planes de recuperación son procesos dinámicos que deben revisarse y actualizarse regularmente para reflejar los cambios en el entorno empresarial y en el perfil de riesgo de la organización.
Tomar el control es indispensable y no dejarse sorprender por eventos que podemos anticipar, por tanto el BIA es más que un ejercicio teórico; es una práctica proactiva que prepara a las empresas para enfrentar lo inesperado, permitiéndoles averiguar qué partes del negocio son más cruciales y necesitan más atención.